支援業務を行う登録支援機関は、登録事項や支援の実施状況等に関する随時・定期での各種届出が義務付けられており、届出の不履行や虚偽の届出については登録の取消しの対象とされていますのでご留意ください。
登録支援機関による届出は、大きく分けて随時届出と定期届出があり、下記のとおり提出する必要があります。
随時届出 : 事由発生日から１４日以内
定期届出 : 四半期ごとに翌四半期の初日から１４日以内
※四半期は次のように定められています。
第１四半期 : １月１日から ３月３１日まで
第２四半期 : ４月１日から ６月３０日まで
第３四半期 : ７月１日から ９月３０日まで
第４四半期 : １０月１日から１２月３１日まで
登録支援による随時・定期届出 提出資料一覧表 チェックリストはこちら
| 支援実施状況に係る届出（定期届出） |
| 登録支援機関は、特定技能所属機関（特定技能外国人受け入れ施設）から支援実施の全部の委託を受けている場合のみ、こちらの届出を提出してください。 （一部委託の場合は提出不要） こちらの届出は、四半期ごとによく四半期の翌日から14日以内に、支援委託契約の相手方である特定技能所属機関（特定技能外国人受け入れ施設）の住所を管轄する地方出入国在留管理局に提出してください。 |
| 必要な書類 | 書式 | 備考 |
| 支援実施状況に係る届出書 | 参考様式第4-3号 記入例 | 特定技能所属機関から1号特定技能外国人支援計画の全部の実施の委託を受けた場合のみ提出が必要です。 （一部の支援実施しか受けていない場合は、支援実施状況の届け出義務は特定技能所属機関にあります。） |
| 1号特定技能外国人支援対象者名簿 | 参考様式第4-3号（別紙） 記入例 | |
| 相談記録書 | 参考様式第5-4号 記入例 | 相談・苦情対応が発生した場合、当該・式に記載して提出してください。 なお、全ての相談・苦情案件について、「対応結果」欄まで記載されていることが必要です。 |
| 定期面談報告・ (特定技能外国人用) | 参考様式第5-5号 記入例 | 届出対象期間中に定期面談を実施した場合、当が書式を提出してください。 |
| 定期面談報告・ (監督者用) | 卷考様式第5-6号 記入例 | 届出対象期間中に定期面談を実施した場合、当該書式を提出してください。 |
| 転職支援実施報告書 | 参考様式5-12号 記入例 | 「非自発的離職時の転職支援」を実施した場合、当該書式に記載して提出してください。 |
| 支援未実施に係る理由 | 参考様式第5-13号 記入例 | 1号特定技能外国人支援計画書において実施予定であった支援について、未実施となった場合、当該書式に理由等を記載 して提出してください。 |
| 理由書 | 任意様式 | 届出期間内に届出ができなかった場合、その理由を記載した理由書を添付してください。 また、その他の届出事項について、特異な状況等を説明する必要がある場合にも、理由書を提出願います。 |
| 登録事項変更に係る届出(随時届出) ※太字は提出必須になります。 |
| 下記に掲げる「届出が必要な変更事由」に変更が生じた場合、変更が生じた日から14日以内に、登録支援機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局までこちらの届出を提出してくだ さい。 なお、変更事由が複数に及ぶ場合、別記第29号の16様式別紙(参考様式第4-4号)を添付することでまとめて届出をすることが可能です。 ※登録支援機関の支援責任者又は支援担当者の方の変更については、こちらの届出は不要ですが、実際に特定技能外国人に対する支援実施を担当していた場合は当該特定技能外国人 の支援計画書に変更が生じるため、特定技能所属機関から「支援計画変更に係る届出(支援計画を変更したとき)」の提出が必要になります。 |
| 届出が必要な変更事由 | 届出書様式 | 添付書類(共通) | 添付書類 | 備考 |
| (法人)名称 | 登録事項に関する届出書（別記第29号の16様式） | 登録支援機関概要書 (参考様式第2-2号) ※変更部分のみ記載 | 登記事項証明書 | |
| （法人）住所 (郵便番号、電話番号を含む) | 〃 | 〃 | 〃 | 郵便番号、電話番号のみが変更となった場合は添付書類の提出は不要ですが、別記第29号の16様式に変更事由を「住所」と記載した上で、届出を提出してください。 |
| (個人事業主)氏名・屋号 | 〃 | 〃 | 住民票の写し又は変更後の屋号を明らかにする資料 | 氏名が変更した場合は住民票の写し、屋号が変わった場合はそれを明らかにする資料を提出してください。 |
| （個人事業主）住所 (郵便番号、電話番号を含む) | 〃 | 〃 | 〃 | |
| 代表者氏名 | 〃 | 〃 | 登記事項証明書・重任票の写し | |
| 支援業務を行う事業所の所在地（名称、郵便番号を含む） | 〃 | 〃 | 支援を行う事業所の名称のみが変更となった場合や事業所の追加又は削減をし た場合でも、別記第29号の16様式の変更事由を「支援業務を行う事業所の所在地」と記載した上で、届出を提出してください。 任意的な支援内容の有無に変更が生じた場合も、届出を提出してください。 | |
| 支援業務の内容及び実施方法 | 〃 | (届出書で変更内容を説明しきれない場合) 変更内容が分かる資料、説明書等 | 任意的な支援内容の有無に変更が生じた場合も、届出を提出してください。 | |
| 支援業務を開始する予定年月日 | 〃 | 登録申請時に申請書に記載した予定年月日に支援業務を開始しない場合、 届出を提出してください。 | ||
| 相談に応じる体制の概要 （対応可能言語） | 〃 | 登録支援機関概要書 (参考様式第2-2号) ※変更部分のみ記載 | 対応可能言語を追加又は削減した場合、届出を提出してください。 通訳人に変更、追加、削減があったとしても、対応可能言語に変更がない場合は届出不要です。 |
| 支援業務の休止・廃止・再開に係る届出(随時届出) ※太字は提出必須になります。 |
| 支援業務を休止又は廃止する場合、休廃止日から14日以内に、登録支援機関の住所を管轄する地方出入国在留管理届までこちらの届出を提出してください。 休止した支援業務を再開しようとするときは、再開予定日の1か月前までに、支援業務の再開に係る届出書を提出してください. |
| 届出事由 | 届出書 | 添付書類 | 備考 |
| 休止 | 支援業務の休止又ほ 廃止に係る届出書 (参考様式第4-1号) | 支援業務を休止する旨の届出があったときは、法務省で公表している登録支援機関登録簿にその旨掲載されます。 | |
| 再開 | 支援業務の再開に係る届出書 (参考様式第4-2号) | 支援業務遂行のための必要な体制が整備されていることを証する資料 | 休止した原因が「支援業務を的確に遂行するために必要な体制が整備されていないこと」である場合、 再開するに当たり、必要に応じて当該理由が払拭されたことを証する資料を提出してください。 |
| 廃止 | 支援業務の休止又は廃止に係る届出書 (参考様式第4-1号) | 登録支援機関登録通知書 (原本を返納してください) | 支援業務を廃止する旨の届出があったときほ、登録の効力は失われます。法務省で公表している登録支援機関登録簿からも削除されます。 |